Tout savoir sur le code de conduite en entreprise

La loi Sapin 2, adoptée en France en 2016, marque un tournant majeur dans la lutte contre la corruption et la promotion de la transparence dans la vie économique. Cette loi est composée de 8 piliers se décomposent en une liste de 8 mesures à mettre en place pour lutter et prévenir la corruption au sein des entreprises :

• Code de conduite

• Dispositif de signalement 

• Une cartographie des risques 

• L’évaluation des risques des tiers 

• Des procédures de contrôles comptables 

• Une formation et sensibilisation en interne 

• Création et mise en place d’un régime disciplinaire 

• Contrôle et évaluation interne de ces mesures 

Cet article se concentre sur l'un de ses aspects les plus cruciaux : le code de conduite. Nous explorerons son rôle, son élaboration, sa mise en œuvre, et son impact sur les entreprises.

Le code de conduite selon la loi Sapin 2

Qu'est-ce qu'un code de conduite ? Définition et objectifs.

Dans le cadre de la loi Sapin 2, un code de conduite est un ensemble de règles et de normes éthiques destinées à guider le comportement des employés et des dirigeants d'une entreprise. Cette feuille de route formule clairement les attentes de l'entreprise en matière de comportements éthiques et de pratiques commerciales, en particulier en ce qui concerne la prévention de la corruption et la promotion de la transparence.

Le code de conduite à plusieurs objectifs :

• Prévenir les comportements non éthiques : En définissant clairement ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas, le code aide à prévenir les comportements non éthiques ou illégaux.

• Uniformiser les pratiques : Comme des panneaux de signalisation sur une route, le code veille à ce que tous les employés, indépendamment de leur rôle ou expérience, suivent les mêmes principes éthiques et normes de sécurité.

• Renforcer la culture d'entreprise : Le code contribue à forger une culture d'intégrité et de responsabilité, essentielle pour une entreprise éthique.

• Protéger l'entreprise : En prévenant la corruption, le code protège l'entreprise contre les risques légaux et réputationnels. Il agit comme un système d'auto-contrôle, incitant à un examen et un test continus des pratiques de l'entreprise pour garantir la conformité et la sécurité.

 Le code de conduite s’adresse à tout le monde : les salariés (peu importe la hiérarchie, le niveau d’expérience, etc) et les dirigeants, garantissant ainsi que chaque membre de l'organisation contribue à maintenir et à améliorer les standards éthiques et de conformité.

 La loi Sapin 2 place le code de conduite au cœur de sa stratégie de lutte contre la corruption. Ce document est considéré comme un outil essentiel pour assurer que les entreprises opèrent de manière éthique et transparente. Il est non seulement un moyen de prévention, mais aussi une preuve de l'engagement de l'entreprise à respecter les normes légales et éthiques.

Quelles sont les exigence légales ?

Contenu obligatoire

Selon la loi Sapin 2, le code de conduite doit inclure :

• Les interdictions spécifiques relatives à diverses formes de corruption et de trafic d'influence. Cela inclut non seulement les actes de corruption traditionnels, mais aussi des situations moins évidentes, comme les conflits d'intérêts ou les cadeaux et hospitalités inappropriés.

• Les procédures à suivre pour les employés qui sont confrontés à des situations de corruption ou qui en sont témoins. Le code doit établir des procédures claires pour les employés qui rencontrent ou suspectent des actes de corruption. Cela implique des canaux de communication sécurisés pour signaler les comportements contraires à l'éthique, y compris des systèmes de signalement anonymes pour protéger les lanceurs d'alerte.

• Les sanctions potentielles en cas de violation du code. Il est nécessaire de définir les sanctions encourues en cas de violation du code de conduite. Ces sanctions doivent être proportionnées à la gravité de l'infraction et appliquées de manière cohérente.

Ces exigences visent à garantir que les entreprises mettent en place un cadre solide pour prévenir et détecter la corruption, tout en promouvant une culture d'éthique et de transparence.

Quelles sont les responsabilités des entreprises ?

• Intégration du code : Les entreprises doivent intégrer le code de conduite dans leurs opérations et stratégies quotidiennes. Cela implique une communication claire du code à tous les niveaux de l'organisation.

• Formation et sensibilisation : Les entreprises doivent former régulièrement leurs employés aux principes et aux attentes du code de conduite.

• Surveillance et application : Il est essentiel de mettre en place des mécanismes pour surveiller le respect du code et appliquer des sanctions en cas de non-conformité.

• Révision et mise à jour : Le code doit être régulièrement révisé et mis à jour pour s'assurer qu'il reste pertinent et efficace face aux évolutions législatives et aux défis du marché.

Elaboration et mise en œuvre du code de conduite

Identification des risques :

• Analyse sectorielle : Chaque entreprise doit commencer par une analyse approfondie des risques de corruption spécifiques à son secteur d'activité. Cela peut inclure des facteurs tels que la géographie, la nature des transactions commerciales, et les interactions avec les entités publiques.

• Évaluation interne : Il est crucial d'évaluer les processus internes pour identifier les zones où l'entreprise est particulièrement vulnérable à la corruption. Cela peut inclure des audits des procédures de passation de marchés, des revues des pratiques de cadeaux et d'hospitalité, et des évaluations des canaux de communication avec les agents publics.

• Consultation d'experts : Faire appel à des consultants externes spécialisés en conformité peut fournir une perspective objective et experte sur les risques potentiels.

Engagement des parties :

La direction

Il est essentiel que les dirigeants ne se contentent pas d'approuver le code de conduite, mais qu'ils soient également en première ligne pour le promouvoir et en donner l'exemple. Leur comportement et leur engagement actif sont des signaux puissants envoyés à toute l'organisation, soulignant l'importance de ces directives.

Il est impératif que les messages de la direction mettent en évidence la priorité absolue accordée au respect du code de conduite. Une communication transparente et directe renforce l'idée que ces principes ne sont pas de simples suggestions, mais des exigences fondamentales pour l'intégrité de l'entreprise.

Les employés

Concernant la participation des employés, l'implication active dans le processus d'élaboration du code est un levier clé pour augmenter leur adhésion et compréhension. En intégrant les employés via des enquêtes, des groupes de discussion, ou des réunions d'équipe, l'entreprise favorise un environnement collaboratif où chacun se sent écouté et valorisé.

Enfin, il est important de veiller à ce que le code de conduite reflète les réalités et les défis spécifiques rencontrés par les employés à différents niveaux et dans divers départements. Cette représentativité garantit que le code est non seulement équitable, mais aussi pleinement applicable et pertinent pour l'ensemble de l'organisation.

Contrôle et application du code de conduite

La mise en œuvre effective du code de conduite nécessite des mécanismes de surveillance rigoureux et une interaction étroite avec les autorités réglementaires.

Mécanismes de Surveillance

Les audits internes jouent un rôle crucial dans le contrôle du code de conduite. Ils permettent non seulement d'évaluer son efficacité, mais aussi de détecter les écarts par rapport aux normes établies et de proposer des améliorations nécessaires. Ces audits, menés régulièrement, assurent que l'entreprise reste sur la bonne voie en matière de conformité éthique.

Parallèlement, les systèmes de reporting et les dispositifs d'alerte interne constituent un aspect fondamental de la surveillance. La mise en place de canaux de signalement sécurisés et anonymes est indispensable pour encourager une culture de transparence et offrir une protection adéquate aux lanceurs d'alerte. Ces dispositifs garantissent que les employés peuvent signaler sans crainte les infractions potentielles au code de conduite.

Rôle des Autorités Réglementaires

L'Autorité des Marchés Financiers (AMF) et l'Agence Française Anticorruption (AFA) jouent un rôle de supervision essentiel dans l'application du code de conduite. Ces organismes veillent au respect des normes de conduite et sont habilités à intervenir en cas de manquement. Leur action est déterminante pour maintenir les standards d'intégrité au sein des entreprises.

Sanctions

En cas de non-respect du code de conduite, les entreprises s'exposent à des sanctions. Celles-ci peuvent être internes, comme des mesures disciplinaires ou des formations correctives, ou réglementaires, telles que des amendes ou d'autres pénalités imposées par les autorités compétentes. Ces sanctions soulignent la gravité de la conformité au code de conduite et servent de dissuasion contre les comportements non éthiques.