Comment gérer les cadeaux et invitations en entreprise et éviter la corruption ?

La loi Sapin II, adoptée en France en 2016, vise à renforcer la lutte contre la corruption, à promouvoir la transparence et à instaurer une éthique plus rigoureuse dans les pratiques commerciales. Dans ce contexte, la gestion des déclarations de cadeaux et d'invitations revêt une importance particulière pour les entreprises.

Dans le cadre des affaires, offrir ou recevoir des cadeaux et des invitations fait partie des pratiques courantes. Cependant, cela peut parfois poser des problèmes si ces gestes sont mal encadrés, en particulier lorsqu'il s'agit d'éviter les risques de corruption.

Voici les points essentiels à connaître pour bien gérer ces situations et rester dans la légalité.

Qu’est ce que la corruption d’après l’AFA ?

Tout d’abord commençons par définir la corruption. L’AFA, l’agence française anti-corruption désigne la corruption active comme le fait :

d’offrir un cadeau ou une invitation à :

• un agent public pour qu’il accomplisse ou s’abstienne d'accomplir un acte de sa fonction, de sa mission ou de son mandat ou facilité par sa fonction, sa mission ou son mandat (corruption active d’agent public, national ou étranger);

• une personne exerçant une fonction privée pour qu'elle accomplisse ou s'abstienne d'accomplir un acte de son activité ou de sa fonction en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles (corruption active dite privée)

Accepter des cadeaux ou des invitations, que ce soit pour soi-même ou pour quelqu'un d'autre, de la part d'un agent public ou d'une personne en poste privé, dans le but d'obtenir un avantage, est considéré comme de la corruption passive.

De la même manière, offrir de tels cadeaux ou invitations à un agent public, pour lui ou pour quelqu'un d'autre, afin qu'il utilise son influence pour obtenir des récompenses, des emplois, des contrats ou d'autres décisions favorables de la part d'une autorité publique, est un acte de trafic d'influence actif. L'acceptation ou la demande de ces avantages par un agent public constitue un trafic d'influence passif.

Quelles sont les entreprises concernées par la mise en place d’une politique de cadeaux et invitations ? 

Les entreprises qui doivent obligatoirement mettre en place un dispositif de prévention de la corruption, incluant une politique de cadeaux et invitations, sont celles qui remplissent les critères suivants :

• Emploient au moins 500 salariés.

• Ont un chiffre d'affaires annuel supérieur à 100 millions d'euros.

• Appartiennent à un groupe dont la société mère est domiciliée en France et qui dépasse les seuils ci-dessus.

Pourquoi une politique de cadeaux et invitations est-elle essentielle ?

Vous l’aurez compris, les cadeaux et invitations, même s’ils semblent inoffensifs peuvent être perçus comme une tentative d’influence ou de corruption. C'est pourquoi il est important que chaque organisation ait une politique claire qui encadre ces pratiques.

Les règles de base à appliquer

Il est recommandé de définir quelques règles simples pour éviter les malentendus :

• Clarté sur l'intention : Le cadeau ou l'invitation ne doit jamais être utilisé pour influencer une décision importante. Par exemple, offrir un cadeau avant la signature d'un contrat peut être mal interprété.

• Valeur raisonnable : Si vous offrez un cadeau, sa valeur doit rester raisonnable. Il est parfois utile de fixer un seuil monétaire pour les cadeaux acceptables. Un petit objet symbolique est généralement acceptable, mais un cadeau coûteux ne l’est pas.

• Fréquence : Attention à la répétition des cadeaux ou invitations. Si cela devient trop fréquent, cela peut être mal perçu. Il est donc judicieux de limiter le nombre de fois qu'un collaborateur peut accepter des cadeaux d'un même fournisseur ou client.

Comment élaborer une politique cadeaux et invitations ?

Déterminer les personnes concernées

La politique cadeaux et invitations s'applique à tous les membres de l'organisation : mandataires sociaux, salariés, agents de droit public, et collaborateurs occasionnels (stagiaires, bénévoles, etc.). Des règles plus strictes peuvent s’appliquer à certaines fonctions comme les achats. L'organisation peut aussi inclure des éléments de cette politique dans les contrats de ses fournisseurs ou intermédiaires pour s'assurer de leur conformité.

Définir les règles d’offre, d’acceptation ou de refus

Si l'organisation n'interdit pas les cadeaux et invitations, elle doit établir des règles pour gérer le risque de corruption. Ces règles varient selon la nature des cadeaux (invitation à des événements, cadeaux symboliques, etc.), et doivent être adaptées aux différents contextes, y compris pour les filiales à l'étranger.

Exemples :

Voici un exemple de règles d'offre ou d'acceptation de cadeaux et d'invitations qu'une entreprise pourrait mettre en place pour encadrer ces pratiques :

Valeur maximale :

Cadeaux : Les cadeaux offerts ou reçus ne doivent pas dépasser une valeur de 50 € par an et par personne.

Invitations : Les invitations à des repas ou événements professionnels ne doivent pas dépasser une valeur de 100 € par événement.

Fréquence :

Une personne ne peut recevoir plus de deux cadeaux ou invitations de la même source (client, fournisseur) au cours d’une année civile.

Types de cadeaux et invitations acceptables :

Cadeaux : Les cadeaux symboliques ou promotionnels (stylos, agendas, goodies d’entreprise) sont acceptables.

Invitations : Les invitations à des repas d'affaires ou à des événements en lien avec l'activité professionnelle (conférences, salons) sont acceptables, tant qu'elles respectent la limite de valeur.

Cadeaux et invitations interdits :

• Les cadeaux en espèces ou équivalents (chèques-cadeaux, bons d'achat).

• Les invitations à des événements de loisirs non liés aux affaires (vacances, soirées privées).

Procédures de déclaration et d'approbation :

• Tout cadeau ou invitation d'une valeur supérieure à 50 € doit être déclaré au supérieur hiérarchique ou au service conformité.

• Les cadeaux ou invitations d'une valeur supérieure à 100 € nécessitent une approbation préalable de la direction avant d'être acceptés.

Quelles bonnes pratiques adopter ?

Mutualiser les cadeaux :

Par exemple, un cadeau reçu peut être partagé avec le reste de l'équipe ou donné à une œuvre caritative.

Mettre en place un registre :

Consignez dans un registre les cadeaux reçus ou offerts, surtout ceux qui dépassent une certaine valeur. Cela permet une transparence et facilite les contrôles internes. Ce registre doit contenir les informations suivantes (le nom, la fonction et l’organisation du bénéficiaire ; - le nom, la fonction et l’organisation de la personne qui l’a offert ; - la nature et la valeur ou le montant estimé du cadeau ou de l’invitation ; - la date de l’acceptation.)

Diffuser et former

Il est essentiel de s'assurer que tous les membres de votre équipe connaissent et respectent cette politique. Une communication claire et régulière est indispensable. Si certains employés sont plus exposés aux risques de corruption (comme les acheteurs), il peut être utile de leur offrir une formation spécifique.

 Contrôler et auditer

Enfin, pour garantir l’efficacité de cette politique, il est recommandé de mettre en place un contrôle régulier, via un audit interne ou en vérifiant le registre des cadeaux et invitations. Cela permet de détecter d'éventuelles irrégularités et de corriger les pratiques si nécessaire.

Quels outils utiliser ?

Grâce à Witik, garantissez la conformité de votre entreprise face aux risques éthiques liés aux cadeaux et invitations. Notre solution facilite la création de rapports détaillés, permettant à vos salariés de déclarer tous les cadeaux reçus ou envoyés. Configurez des flux de travail d'approbation adaptés à différents seuils pour une gestion transparente et en conformité avec les exigences de l’AFA et de la loi Sapin II.

Adopter une politique de cadeaux et invitations ainsi que des règles strictes est un excellent moyen pour votre entreprise de se protéger des risques de corruption tout en préservant des relations professionnelles saines et transparentes. Avec des règles claires, des pratiques éthiques et un contrôle régulier, vous pouvez maîtriser ce domaine et éviter tout malentendu.