Logiciel de registre RGPD : les avantages

Pourquoi utiliser un logiciel pour votre registre RGPD ?

Vous êtes en charge du RGPD dans votre entreprise ? Vous avez donc déjà été confronté à la construction des registres RGPD. Pour être précis, il existe plusieurs registres à remplir : le registre des traitements, d’abord, et le registre des sous-traitants lorsque c’est nécessaire.

Néanmoins, on se concentrera ici sur le registre des traitements, qui concerne toutes les entreprises soumises au RGPD, dès lors qu’elles collectent ou traitent des données personnelles.

Créer et tenir à jour le registre RGPD est complexe et chronophage. Ce projet peut être facilité par l’adoption d’un logiciel de registre RGPD, qui permet comme on va le voir d’améliorer le niveau de conformité de votre entreprise et de gagner du temps sur la conduite de vos opérations RGPD.

Gagnez du temps grâce à votre logiciel de registre RGPD

Un logiciel de registre RGPD comme Witik permet de gagner du temps sur la construction et la mise à jour de votre registre des traitements.

Pour rappel, le registre des traitements doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires sur toutes les opérations de traitement (collecte et utilisation des données) de votre entreprise. Par exemple, la catégorie de données, la finalité du traitement ou encore l’identité des sous-traitants doivent être précisés.

Or, en fonction du nombre d’opérations et de leur évolution dans le temps, tenir à jour le registre des traitements peut s’avérer complexe. Il convient en effet de modifier les informations du registre dès lors que l’opération concernée évolue. Par exemple, c’est le cas lorsque vous faites appel à un nouveau prestataire sous-traitant pour traiter les données.

Le logiciel de registre RGPD vous permet de tenir à jour vos informations plus rapidement en les centralisant et en automatisant leur remplissage.

Par ailleurs, vous gagnez du temps sur la collecte d’informations grâce à une plateforme collaborative qui permet à chaque personne concernée dans votre entreprise de transmettre directement l’information, sans disposer de connaissances techniques ou juridiques. C’est ce qu’on va voir maintenant avec la plateforme collaborative de registre RGPD.

Impliquez tous les experts métiers dans vos projets RGPD

Le logiciel de registre RGPD Witik permet un travail collaboratif et sécurisé sur vos projets. On sait combien il peut être complexe pour un DPO d’embarquer l’ensemble de l’entreprise dans les problématiques RGPD, souvent perçues comme complexes et contraignantes.

Faciliter l’échange d’informations est primordial : vous pourrez demander les informations qui vous manquent aux personnes concernées et elles pourront répondre directement via la plateforme, limitant ainsi le nombre de messages et de demandes échangées (et vous évitant de courir après l’information !).

Vous gagnez du temps et vous sensibilisez l’ensemble des équipes aux questions de conformité au RGPD.

Améliorez la conformité de votre registre RGPD

Commençons par rappeler les éléments qui doivent figurer dans le registre RGPD des traitements :

• L’identité des personnes qui agissent sur les données : responsable de traitement mais aussi sous-traitants s’il y en a (pour rappel, si vous êtes vous-même prestataire, vous devez également remplir un registre des sous-traitants) ;

• Les catégories de données traitées ;

• La finalité du traitement, c’est-à-dire l’objectif poursuivi par l’opération ;

• La durée de conservation des données ;

• Un rappel des mesures de sécurité qui protègent les données ;

• Enfin, s’il y a lieu, la preuve du consentement donné par l’utilisateur. A noter que la consent management platform Witik permet de centraliser et d’enregistrer les preuves de consentement automatiquement.

Vous comprenez que remplir et tenir à jour toutes ces informations est un projet à mener en permanence et qui peut s’avérer très chronophage. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de registre RGPD automatisé est recommandée. Non seulement vous gagnez du temps, comme on l’a déjà évoqué, mais vous augmentez également le niveau de conformité de votre entreprise.

En effet, le logiciel RGPD Witik comprend des alertes intelligentes qui vous informent lorsque vous devez mettre à jour vos informations ou en cas d’incident.

Pour aller plus loin, sachez que la plateforme se distingue par sa capacité à vous accompagner dans tous les pans de votre activité conformité : en plus du registre automatisé, vous trouverez un module AIPD intelligent, un générateur de bandeaux cookies personnalisé et entièrement conforme, ou encore un outil collaboratif d’audit de vos sous-traitants.