Logiciel RGPD : 4 clés pour bien le choisir

Vous êtes dirigeant, DPO, responsable conformité ou expert métier ? Le RGPD s’invite dans votre produit, vos process, vos relations clients. De plus en plus de logiciels RGPD sont construits avec la volonté de vous aider à en gérer les subtilités, à améliorer votre conformité et à gagner du temps dans la gestion de ces chantiers parfois complexes.

Mais comment bien choisir un logiciel RGPD ? Tous ne sont pas égaux et sous ce terme générique, on parle bien souvent de choses très différentes. En effet, certains logiciels sont des fonctionnalités supplémentaires à ajouter sur votre site web (par exemple) à l’intention de vos utilisateurs : on pense aux fameux bandeaux de cookies. D’autres sont des outils très spécifiques qui vont répondre à un volet particulier du RGPD (audit des sous-traitants, cybersécurité, conservation de la donnée…) ; d’autres encore sont des plateformes tout-en-un visant à vous assister dans l’ensemble de votre approche de la conformité.

Comment bien choisir ? 4 questions-clés pour réussir votre sélection.

Logiciel RGPD ciblé ou assistant tout-en-un ?

La première question à trancher pour choisir un bon logiciel RGPD est celle de son utilité. S’agit-il de résoudre une problématique précise, en lien avec un aspect des différentes règles imposées par le RGPD ? Dans ce cas, une application spécialisée dans un domaine particulier de la réglementation peut être une solution intéressante. On pense par exemple aux outils de Consent Management Platform assortis d’un générateur de bandeaux de cookies.

A l’opposé du spectre, des plateformes plus complètes proposent un accompagnement qui englobent les différents projets RGPD. C’est le cas par exemple de Witik. L’avantage est alors la connectivité entre les différents modules, qui permettent de regrouper en une seule et même application l’ensemble des informations requises et de tenir à jour les registres et bases de données. Ainsi, Witik permet à la fois de gérer le consentement des utilisateurs mais aussi de gérer la durée de conservation des données les concernant, par exemple.

Qui va utiliser votre outil RGPD ?

La deuxième clé pour choisir le bon logiciel de conformité au RGPD est celle des utilisateurs de l’outil. Certains outils, plus techniques, s’adressent aux DPO, RSSI ou directeurs juridiques des entreprises. Il s’agit alors de plateformes souvent plus complètes mais potentiellement plus difficiles à prendre en main.

D’autres solutions s’adressent aux experts métier directement, pour les assister dans la gestion des aspects RGPD de leurs activités. On pense par exemple aux professionnels du marketing ou des sales dont les actions de prospection doivent respecter un certain nombre d’exigences réglementaires.

A noter que certains logiciels, dans leurs différents aspects, s’adressent aussi bien aux uns qu’aux autres. C’est le cas de Witik, dont les outils de gestion du registre des traitements (par exemple) intéresse plutôt les DPO tandis que l’outil de gestion des consentements vise à améliorer la performance et la pertinence des campagnes d’acquisition marketing.

Add-on public ou logiciel interne ?

Le troisième aspect à prendre en compte est l’usage du logiciel RGPD en interne ou en direction des clients ou utilisateurs de votre entreprise. Là encore, on pense aux bannières de cookies qui seront visibles par vos clients.

Une question importante est alors celle du design de ces outils, mais aussi de leur caractère personnalisable ou non : le nom ou le logo du prestataire doit-il apparaître obligatoirement ? Les couleurs sont-elles personnalisables ?

Pour une plateforme à usage interne, on s’intéressera plutôt à la facilité de prise en main de l’outil, à sa praticité et à sa capacité à s’intégrer dans votre écosystème technique.

A titre d’exemple, Witik embarque un système collaboratif permettant de transmettre facilement des demandes et informations entre les membres de votre équipe, de façon à gagner du temps sur la gestion des chantiers partagés.

Quel cadre réglementaire pour votre plateforme RGPD ?

La quatrième et dernière clé à prendre en compte pour bien choisir votre solution de conformité est celle du cadre réglementaire sur laquelle il est construit. En effet, tous les outils ne se valent pas dans leur degré de granularité et leur niveau de conformité au RGPD.

Ainsi, tous les modèles générés sur la plateforme Witik sont validés par le protocole réglementaire de Haas Avocats, leader dans le domaine de la conformité des entreprises. Cette approche rigoureuse permet de garantir le meilleur niveau de respect des dernières directives de la CNIL et des autorités de contrôle européennes.

Enfin, il convient naturellement d’ajouter à ces éléments de comparaison la question du prix des solutions. A cet égard, il est important de prendre en compte les clés que nous avons déjà citées, avec notamment le risque de multiplier les solutions en cas de recours à des logiciels trop spécialisés pour vos besoins.

Rien de mieux pour finaliser votre choix que de tester ! Ca tombe bien, Witik vous propose une version gratuite de son logiciel, sans limite de temps ni d’utilisateur et qui comprend toutes les fonctionnalités fondamentales de l’outil !