Pourquoi gérer son registre de traitements sur Excel ne vous aide-t-il pas vraiment ?

Je suis sûre que beaucoup d'entre vous se sont déjà posé la question : "Pourquoi ne pas simplement gérer notre registre de traitements sur Excel ?"

En tant que commerciale pour une plateforme de conformité comme Witik, c’est une réponse que j’entends très régulièrement de la part de DPO, déclarées à la CNIL ou non, de responsables de la conformité ou même des dirigeants. Des entreprises de toutes tailles, s’appuient sur Excel pour la gestion de leurs données personnelles.

« Un logiciel de conformité RGPD ? Pfffiou, pas besoin, j’ai déjà mon registre de traitements sur Excel ! »

Après tout, pourquoi pas ? Excel est un outil universel, facile à utiliser, que tout le monde connaît. Et puis, n’est-ce pas le format des modèles proposés par la CNIL ? Si c'est l'outil recommandé, il doit bien être la bonne solution, non ?

Mais je vais vous expliquer pourquoi cette solution, en apparence simple, n'est pas vraiment la meilleure option pour garantir votre conformité RGPD... et pourquoi cela reviendrait, en réalité, à vouloir cuire votre tarte aux pommes dans un micro-onde.

Bien sûr, ça peut marcher... Mais à quel prix ? C’est plus long, plus risqué, et vous pouvez finir avec bien plus de problèmes que de solutions. Imaginez : mettre le feu à votre appartement, casser votre micro-onde ou pire, échouer complètement et vous retrouver avec une compote infâme au lieu d’une belle tarte dorée.

Excel, une solution rapide... mais limitée

Je comprends parfaitement l'attrait qu'Excel peut avoir. C'est le format de base des modèles proposés par la CNIL, et il offre l'avantage de la familiarité : vous pouvez facilement personnaliser les colonnes, ajouter ou retirer des données, et avoir une vision rapide des informations à première vue. Mais il y a un aspect fondamental qu'on a tendance à sous-estimer, et qui fait toute la différence.

Excel a été conçu pour gérer des données sous forme de tableaux, pour faire des calculs et des analyses simples. C'est un excellent outil pour des tâches simples, voire pour des projets ponctuels.

Mais dès qu'on entre dans des systèmes de gestion de données complexes et dynamiques, comme c'est le cas avec un registre de traitements, les limites d'Excel se font immédiatement sentir. Ce n'est pas – et ne sera jamais – un outil dédié à la documentation rigoureuse des données personnelles au sein d'une entreprise.

Un registre de traitements ne se contente pas de lister des données : il évolue constamment. Il demande des mises à jour régulières, une traçabilité impeccable, et la capacité de répondre à des obligations de conformité en constante évolution. Et là, Excel n'est tout simplement pas équipé pour suivre. Les limitations deviennent flagrantes dès qu’on s’attaque à cette tâche.

Pas besoin d’être DPO pour s'en apercevoir : toute personne impliquée dans la gestion de ces données se retrouve vite confrontée aux faiblesses d'Excel. Et si vous lisez ces lignes, il y a de grandes chances que vous ayez déjà ressenti cette frustration.

Le versioning, l’enfer de Dante version 2.0 !

Un manque de structure et de traçabilité

Gérer un registre de traitements implique de suivre une multitude d'informations complexes et intuitives : la finalité des traitements, les catégories de données concernées, les bases légales, les mesures de sécurité, les transferts hors UE, et bien d'autres éléments. C'est un véritable écosystème de données qui doit être documenté avec précision, et mis à jour régulièrement pour rester conforme.

Or, sur Excel, il est très facile de se perdre dans cette multitude d'informations, de manquer une mise à jour ou de ne pas suivre une version spécifique du registre. Une version obsolète peuvent transformer un registre pourtant complet en un document chaotique et incomplet. Excel n'a tout simplement pas été conçu pour gérer la traçabilité des modifications. Vous pouvez très vite vous retrouver avec plusieurs fichiers Excel, tous légèrement différents, sans savoir lequel est vraiment le plus à jour. C’est littéralement le versioning de l’enfer, version Dante 2.0 !

« Tu as envoyé quel fichier ? – Ah non, ce n’était pas le bon ».

Et je ne parle même pas du temps perdu à retrouver le bon fichier, stocké quelque part dans un drive, un dossier partagé ou un serveur sécurisé (qui, je l'espère, est le minimum). Ce processus interminable est frustrant et vous fait courir des risques supplémentaires : perte d’informations cruciales, confusion dans les versions, et surtout, un énorme risque de non-conformité. 

Pour gagner du temps et éviter ces écueils, il faudrait que chaque personne dans l’entreprise puisse générer un modèle de traitement permettant ainsi au responsable RGPD de savoir exactement quelles données sont traitées, où, et par qui. Mais dans la réalité, cette collaboration fluide est bien souvent impossible à mettre en place avec un outil comme Excel.

C’est souvent une problématique à laquelle les DPO, responsables RGPD, relais, vous en sommes, avez du mal à répondre. Vous vous retrouvez souvent à courir après les informations, à tenter de maintenir un registre de traitements à jour, sans réel soutien technologique efficace.

La sécurité des données : un enjeu majeur

En tant que DPO, la sécurité des données n'est pas seulement une priorité : c'est le cœur même de votre mission. Or, Excel, malgré sa popularité, n'est pas conçu pour garantir une sécurité optimale. Les fichiers Excel peuvent facilement être partagés, copiés, voire perdus. Les protections par mot de passe, bien qu'existantes, sont loin d'être infaillibles et sont largement insuffisantes pour protéger es données sensibles.

Stocker votre registre de traitements dans un fichier Excel revient donc à exposer vos données à des risques que vous ne pouvez pas vraiment maîtriser. Une simple erreur humaine – comme l’envoi d’un fichier à la mauvaise personne – peut entraîner une violation de données avec des conséquences graves.

De plus, Excel ne permet pas une gestion fine des droits d'accès. Si vous devez collaborer avec plusieurs équipes ou personnes, comment vous assurez-vous que chacun accède uniquement aux informations qui le concernent ? Avec Excel, cette gestion des accès est non seulement manuelle, mais aussi sujette à des erreurs fréquentes. La moindre maladresse peut ouvrir la porte à des données confidentielles à des personnes qui n'auraient jamais dû y avoir accès, mettant ainsi en péril la conformité de votre entreprise.

Une mise à jour chronophage

Le RGPD exige que le registre de traitements soit maintenu à jour en permanence. Cela signifie qu'à chaque nouveau traitement, modification ou suppression de traitement, le registre doit être modifié en conséquence. Sur Excel, cette tâche devient rapidement fastidieuse.

Avez-vous plusieurs filiales à gérer ? Préparez-vous à une avalanche de copier-coller fastidieux totalement dénuée de valeur-ajoutée par rapport à vos capacités et à votre rôle.

Ma passion secrète ? Ctrl+C, Ctrl+V, 40 fois par jour.

Et bien sûr, qui dit tâches répétitives et manuelles dit risques d'erreurs. Il suffit d’oublier une seule modification, de mal classer une donnée ou de négliger d’avertir la bonne personne, et voilà que votre registre devient obsolète. À long terme, cette obsolescence peut avoir des conséquences graves sur la conformité de votre entreprise. Plus vous jonglez avec des données, plus vous multipliez les risques d'erreur humaine, et chaque erreur rapproche un peu plus votre organisation du non-respect des règles du RGPD.

Des alternatives adaptées : la clé de la conformité

Heureusement, il existe des alternatives à Excel qui sont spécifiquement conçues pour la gestion des registres de traitements. Des outils comme Witik permettent de :

• centraliser toutes les informations liées aux traitements de données;

• d'assurer une traçabilité complète des modifications (oui oui, vous avez tout l’historique ! C’est magique, c’est Witik !);

• de travailler en équipe sur vos traitements : oui Michel de la compta peut faire un premier brouillon et vous en tant que responsable de traitement, vous pouvez lui demander les informations complémentaires s’il n’a pas fini de tout bien remplir;

• d’identifier les traitements de données personnelles sensibles qui nécessiteraient de mener une AIPD (suivant les éléments remplis, Witik vous dit automatiquement si vous devez mener une AIPD, que vous pouvez faire directement sur la plateforme en suivant le processus de la CNIL);

• et de garantir une sécurité optimale (hébergement en France 1H RTO – 4H de RPO). 

Ces solutions de mise en conformité permettent aux DPO et responsable RGPD, d’avoir une fine gestion des droits d'accès et des mises à jour de leurs traitements de données personnelles, ce qui vous permet de vous concentrer sur l'essentiel : garantir la conformité de votre entreprise en faisant les actions sur lesquelles vous avez le plus de valeur ajoutée.

En conclusion, si Excel peut sembler être une solution rapide pour gérer votre registre de traitements, il est loin d'être adapté aux exigences du RGPD. Opter pour une solution dédiée est non seulement plus efficace, mais c'est aussi un gage de sécurité et de tranquillité d'esprit.