Prévenir les conflits d’intérêts : La clé pour une conformité anticorruption efficace

Les conflits d’intérêts représentent un défi majeur pour les entreprises modernes, surtout dans un environnement où la transparence et l’éthique occupent une place centrale. Lorsque des intérêts personnels interfèrent avec l’exercice impartial des fonctions professionnelles, cela peut influencer la prise de décision et exposer l’organisation à des risques juridiques, financiers, et réputationnels.

Avec l'évolution des régulations, notamment la loi Sapin II en France, il devient essentiel pour les entreprises d'adopter des mesures concrètes pour prévenir et gérer efficacement ces situations à risque. Le respect du code de déontologie et l'instauration de processus clairs sont cruciaux pour garantir une bonne gouvernance.

Cet article s’appuie sur le guide publié par l’Agence française anticorruption (AFA), qui traite des conflits d’intérêts sous l’angle du risque de corruption.

Nous examinerons comment identifier, prévenir et gérer les conflits d’intérêts dans l’entreprise. En développant une politique claire et en favorisant un climat de transparence, les entreprises peuvent protéger leur intégrité et renforcer la confiance de leurs parties prenantes.

Appréhender les conflits d’intérêts au regard du risque de corruption

Définition des conflits d’intérêts dans l’entreprise

La loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique définit le conflit d’intérêts comme « toute situation d’interférence entre un intérêt public et des intérêts publics ou privés qui est de nature à influencer ou paraître influencer l’exercice indépendant, impartial et objectif d’une fonction » (article 2, I°). 

Aucun texte juridique ne définit les conflits d’intérêts entre personnes privées. Pourtant, ces conflits peuvent tout autant exposer une organisation à des risques de corruption. Il est donc important de ne pas limiter l'analyse aux relations impliquant des intérêts publics.

Ainsi, on peut considérer qu’un conflit d’intérêts survient dès qu’un intérêt personnel interfère avec les responsabilités d'une personne dans une organisation, au point d'influencer, ou de sembler influencer, l’exercice impartial et indépendant de ses fonctions au sein de cette organisation.

Voici un exemple d’un conflit d’intérêt :

• Contexte : Un comité exécutif doit choisir un nouveau Directeur des opérations. Michael, un candidat interne, est en lice pour le poste.

• Conflit d'intérêts : Jane, membre du comité, est une amie proche de Michael. Son amitié pourrait influencer son jugement en faveur de Michael, même s'il n'est pas le candidat le plus qualifié.

• Problème : Jane risque de biaiser le processus de sélection, créant un conflit d'intérêts, ou tout au moins un conflit d'intérêts apparent aux yeux des autres membres de l'entreprise.

Pourquoi prévenir et gérer les conflits d’intérêts ?

Ne pas prendre en compte les conflits d’intérêts dans un programme de conformité anticorruption et de transparence expose l’entreprise à des risques de corruption. Les conflits d’intérêts peuvent entraîner des infractions pénales, comme la corruption privée, l'abus de bien social ou le favoritisme. Dans certains cas, les liens avec des acteurs publics augmentent les risques de délit de prise illégale d’intérêts ou de trafic d’influence. 

En France, il n’est pas légalement obligatoire pour toutes les entreprises d’avoir une politique de gestion des conflits d’intérêts. Cependant, certaines obligations existent en fonction de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité et des exigences réglementaires spécifiques, notamment en matière de conformité anticorruption.

Voici quelques points à considérer :

1. Entreprises soumises à la loi Sapin II : Cette loi impose aux grandes entreprises (plus de 500 salariés et un chiffre d’affaires supérieur à 100 millions d’euros) de mettre en place un programme de conformité anticorruption, qui inclut la gestion des conflits d’intérêts. Dans ce cadre, une politique de prévention et de gestion des conflits d'intérêts fait partie des bonnes pratiques recommandées par l'AFA.

2. Secteurs réglementés : Dans certains secteurs, comme la finance, la santé ou le droit (commissaires aux comptes, sociétés de gestion de portefeuille, etc.), la réglementation impose des mesures spécifiques pour prévenir les conflits d’intérêts. Par exemple, les sociétés de gestion de portefeuille doivent identifier, gérer et communiquer les conflits d'intérêts potentiels.

3. Bonnes pratiques : Même si une entreprise n’est pas légalement tenue d’adopter une politique formelle, il est fortement recommandé d’en avoir une pour minimiser les risques de corruption, préserver la réputation de l’entreprise, et garantir la transparence et l’impartialité dans les processus de décision.

Identifier les situations de conflit d’intérêts

Cartographier les situations à risques

La cartographie des risques est essentielle pour identifier les processus et les fonctions sensibles dans une entreprise qui pourraient être affectés par des conflits d’intérêts. Par exemple, les processus liés aux achats, aux ventes et à la gestion des ressources humaines sont particulièrement à risque. Cette cartographie permet à l'organisation de mieux comprendre la nature des situations dans lesquelles des intérêts privés peuvent entrer en conflit avec les missions professionnelles des collaborateurs, et d’anticiper les mesures nécessaires pour prévenir tout conflit.

Exemples de situations à risques

Le guide propose plusieurs scénarios :

• Un salarié peut favoriser un fournisseur en raison de la promesse d’un poste futur.

• Un mandataire social pourrait prendre des décisions financières profitant à une entreprise liée à sa famille.

• Un tiers, tel qu’un apporteur d’affaires, pourrait utiliser ses relations pour obtenir un contrat en échange de commissions.

Ces situations montrent comment des intérêts personnels peuvent entrer en conflit avec les fonctions exercées dans l’entreprise, influençant des décisions qui devraient être impartiales.

Prévenir et gérer les conflits d’intérêts

Exemples de mesures définies par le législateur

Le guide de l'AFA met en avant plusieurs mesures préventives propres à différents secteurs. Par exemple, dans l’industrie pharmaceutique, des règles strictes de transparence sont imposées pour éviter toute situation de conflit d'intérêts. De plus, certaines professions comme les commissaires aux comptes, les avocats, ou encore les notaires, sont soumises à des dispositifs spécifiques de gestion des conflits d’intérêts, via des régulations encadrant leurs pratiques. D’autres exemples incluent les conventions réglementées appliquées aux sociétés, ou les contrôles mis en place pour gérer les conflits d’intérêts lors de la mobilité des agents publics vers le secteur privé.

Définir et formaliser une politique intégrée aux processus

Les entreprises doivent intégrer une politique de prévention des conflits d’intérêts à leurs processus internes. Cette politique peut inclure des règles claires sur l’acceptation de cadeaux et invitations, des déclarations de conflits d’intérêts, et une formation continue pour les collaborateurs.

Détecter et déclarer les situations de conflit d’intérêts

L’instauration d’un climat favorable à la déclaration des conflits d’intérêts est essentielle. Les entreprises doivent sensibiliser et former leurs employés, en encourageant la déclaration spontanée de situations potentiellement conflictuelles.

Également, l’entreprise peut mettre au service des employés un dispositif de déclaration des conflits d’intérêts sous forme de formulaire. Certaines plateforme de mise en conformité comme Witik, fournissent ce genre de solution.

Adopter des mesures de remédiation adaptées

Lorsque des conflits d’intérêts sont identifiés, l’entreprise doit prendre des mesures correctives adaptées, comme la redistribution des responsabilités ou l’exclusion d’un collaborateur des décisions affectées par son conflit d’intérêts.

Sanctionner les situations de conflit d’intérêts

Bien que les conflits d’intérêts dans le secteur privé ne soient pas toujours des infractions pénales, l’absence de gestion peut entraîner des sanctions disciplinaires, notamment en cas de manquement au devoir de loyauté du salarié.

Le guide insiste sur l’importance de la prévention et de la gestion des conflits d’intérêts dans la lutte contre la corruption. Il encourage les entreprises à mettre en place des dispositifs de contrôle efficaces et à sensibiliser continuellement leurs employés.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le guide de l’AFA.