Traitement des données : définition, étapes et obligations

Le concept de traitement des données est fondamental dans le cadre du RGPD. Ce texte législatif établit un équilibre délicat entre deux impératifs : d'un côté, la nécessité opérationnelle pour une entreprise de recueillir et d'utiliser les données relatives à ses clients, employés et partenaires pour mener à bien ses activités.

De l'autre côté, le règlement vise à instaurer une barrière de protection autour de la vie privée des individus à qui appartiennent ces données. C'est un ensemble de règles conçu pour préserver les droits fondamentaux des personnes, en contrôlant étroitement la manière dont les données personnelles sont traitées, de la nomination obligatoire d'un DPO dans certaines circonstances, aux politiques régissant les cookies sur les sites web.

Au cœur de cette réglementation se trouve le traitement des données, un concept large qui englobe diverses actions et procédures que nous allons examiner.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Commençons par clarifier la notion de données personnelles. Selon le RGPD, une donnée personnelle désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet son identification, que ce soit directement ou indirectement. Pour les entreprises, la première étape vers la conformité au RGPD consiste à identifier les informations personnelles qu'elles collectent et traitent.

Les données personnelles couvrent un large éventail de types d'informations et sont classées en plusieurs catégories, chacune étant soumise à des niveaux de protection spécifiques en vertu du RGPD. Parmi ces catégories, on distingue les données sensibles et celles d'identification, par exemple.

À chaque étape du cycle de vie d'une donnée personnelle - collecte, traitement, stockage et suppression - des règles précises du RGPD s'appliquent pour assurer la protection de la vie privée.

Qu’est-ce que le traitement de données ?

Le traitement de données, en matière de conformité au RGPD, englobe un large éventail d'opérations effectuées sur des données personnelles. Ces opérations peuvent être automatisées ou manuelles, et elles sont réalisées par des sociétés, des organismes publics ou d'autres entités qui collectent, stockent, utilisent ou traitent des informations personnelles sur des individus. Voici quelques exemples pratiques de diverses formes que peut prendre le traitement de données pour les entreprises. 

Collecte de données

C'est le processus par lequel des informations personnelles sont obtenues ou extraites auprès des individus ou d'autres sources. Elle englobe la réception, l'enregistrement initial et la documentation des données personnelles, telles que les noms, les adresses, les numéros de téléphone, etc., pour une utilisation ultérieure. Attention, en B to C, le consentement est obligatoire.

Exemple : Une entreprise de commerce électronique récolte les noms, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail de ses clients lorsqu'ils passent une commande en ligne. Cette collecte de données constitue une forme de traitement.

Stockage de données

Il fait référence à la conservation sécurisée et à long terme des informations collectées. Il s'agit de maintenir les données personnelles dans des systèmes informatiques, des bases de données ou d'autres supports de stockage de manière à les protéger contre la perte, la corruption ou l'accès non autorisé.

Exemple : Une banque conserve les informations financières et personnelles de ses clients dans une base de données sécurisée. Le stockage de ces dernières est également considéré comme un traitement. 

Traitement automatisé

Il désigne l'utilisation de technologies informatiques pour effectuer des opérations sur des données personnelles sans intervention humaine directe. Cela peut inclure des activités telles que l'analyse de données, la prise de décisions automatisées et la personnalisation de services en fonction des informations récoltées.

Exemple : Une entreprise utilise un algorithme d'apprentissage automatique pour analyser le comportement d'achat de ses clients et recommander des produits similaires. Le processus automatisé d'analyse et de recommandation constitue une forme de traitement de données.

Analyse de données          

Elle consiste à examiner et à interpréter les informations collectées afin d'identifier des tendances, des modèles ou des informations pertinentes. Elle peut inclure des techniques telles que l'exploration de données, la modélisation statistique ou l'apprentissage automatique pour tirer des conclusions à partir des données.

L'analyse de données comprend l'agrégation, la transformation et l'analyse de données provenant de diverses sources pour créer des rapports sur les tendances du marché.

Exemple : Une société d'analyse de données récolte des données pour élaborer des rapports.

Partage de données

Le partage de données se réfère au fait de transmettre des données personnelles à des tiers ou à d'autres entités, que ce soit dans le cadre de partenariats commerciaux, de relations avec des sous-traitants ou d'autres arrangements. Il doit être effectué conformément aux exigences de protection des données et au respect du consentement des individus lorsque cela est nécessaire. En cas de transfert de données hors UE, des garanties sont nécessaires.

Exemple : Une entreprise partage les données personnelles de ses clients avec un sous-traitant chargé de gérer son service client. Le partage de données avec un tiers nécessite un traitement et doit respecter les règles du RGPD.

Suppression de données

La suppression de données implique la suppression permanente et irréversible des informations personnelles d'un système ou d'une base de données. Cela peut être réalisé en réponse à une demande d'un individu, à la fin d'une période de conservation légale ou à d'autres motifs légitimes.

Exemple : Une entreprise efface les données personnelles de clients qui ont demandé la suppression de leurs informations après la fin de leur relation commerciale. La suppression de données est également une opération de traitement. 

Gestion des consentements

La gestion des consentements englobe la collecte, l'enregistrement et la gestion des consentements donnés par les individus. Cela inclut l'obtention du consentement explicite lorsque requis par la réglementation, ainsi que la tenue de registres pour démontrer la conformité aux obligations de consentement du RGPD et du règlement ePrivacy.

Exemple : Une entreprise demande le consentement explicite de ses utilisateurs pour l'envoi de newsletters marketing par e-mail. La gestion des consentements et l'enregistrement des préférences constituent un traitement lié au respect du consentement des individus.

Sécurité des données

Exemple : Une entreprise met en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles stockées contre les cyberattaques. La gestion de la sécurité des données est essentielle pour garantir un traitement adéquat.  

La finalité du traitement des données

Il revêt une importance fondamentale, mais il doit toujours être guidé par un objectif précis et légitime, connu sous le nom de "finalité du traitement".

Ces objectifs peuvent être variés, allant de la satisfaction des besoins opérationnels, tels que la gestion de la paie ou le processus de recrutement, à la conformité aux obligations légales. Les entreprises ont la responsabilité de définir clairement la finalité de leurs traitements de données. Cette étape cruciale implique de spécifier pourquoi elles collectent, stockent et utilisent les données personnelles. La définition précise de la finalité aide à garantir que le traitement est transparent et légitime. De plus, cela permet aux entreprises de respecter les exigences du règlement.

La conformité au RGPD est étroitement liée à la finalité du traitement. Le règlement exige que les sociétés ne traitent les données personnelles que dans la mesure nécessaire pour atteindre l'objectif défini. Cela signifie qu'elles doivent éviter toute collecte ou utilisation excessive de données, ce qui renforce la protection de la vie privée des individus. En cas de non-conformité, les ces dernières s'exposent à des sanctions et à des conséquences légales.

Quelles sont les obligations des entreprises concernant le traitement des données personnelles ?

Sous le RGPD, les sociétés ont plusieurs obligations essentielles. Voici une liste des principales obligations et des explications sur leur mises en oeuvre :

Minimisation des données

Les entreprises doivent collecter uniquement les données personnelles nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement.

Mise en œuvre : Avant de collecter des données, ces dernières doivent définir clairement la finalité de la récolte des données et s'assurer que seules les informations pertinentes sont collectées. Elles doivent également réviser régulièrement leurs pratiques.

Exactitude des données

Les données personnelles doivent être exactes et tenues à jour. Les entreprises sont tenues de corriger les données inexactes ou incomplètes.

Mise en œuvre : Elles doivent établir des procédures pour vérifier et mettre à jour régulièrement les données personnelles. Les individus doivent également avoir la possibilité de mettre à jour leurs propres informations.

Limitation du stockage

Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité du traitement. Les entreprises doivent établir des périodes de conservation appropriées.

Mise en œuvre : Les entreprises doivent élaborer une politique de rétention des données qui détermine les durées de conservation pour chaque type de données. Une fois que la période de conservation est expirée, les données doivent être supprimées de manière sécurisée.

Transparence et information

Les entreprises doivent informer les individus de manière transparente sur la collecte et l'utilisation de leurs données, y compris les finalités, l'identité du responsable du traitement et les droits des individus.

Mise en œuvre : Elles doivent élaborer des avis de confidentialité clairs et faciles à comprendre, accessibles aux individus lors de la collecte de données. Les informations sur la protection des données doivent également être facilement disponibles sur leur site web.

Sécurité des données

Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, le vol ou la divulgation non autorisée.

Mise en œuvre : Elles doivent réaliser une évaluation des risques en matière de sécurité des données et mettre en œuvre des mesures de sécurité telles que le chiffrement, la gestion des accès et la formation du personnel.

DPO :

Dans certaines situations, les entreprises sont tenues de nommer un DPO chargé de superviser les chantiers liés au RGPD. Certaines d'entre elles décident de passer par un DPO externalisé.

Mise en œuvre : Elles doivent désigner une personne ou une équipe pour remplir le rôle de DPO, en veillant à ce qu'elles possèdent les compétences nécessaires pour assurer une gestion efficace de la protection des données.

Droits des individus

Les entreprises doivent respecter les droits des personnes, tels que le droit d'accès, le droit de rectification, le droit à l'oubli et le droit à la portabilité des données.

Mise en œuvre : Elles doivent établir des procédures internes pour répondre aux demandes des individus concernant leurs droits en matière de données personnelles. Ces demandes doivent être traitées de manière rapide et transparente.

Notification des violations de données

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'entraîner un risque pour les droits et les libertés des individus, les entreprises doivent en informer les autorités de contrôle et les individus concernés.

Mise en œuvre : Elles doivent élaborer un processus de gestion des incidents de sécurité des données, notamment des mécanismes de signalement rapide aux autorités compétentes et aux individus affectés.

Analyse d'impact sur la protection des données (AIPD) :

Lorsqu'un traitement de données présente un risque élevé pour les droits et les libertés des individus, les entreprises doivent effectuer une AIPD pour évaluer et atténuer ces risques.

Mise en œuvre : Elles doivent mettre en place des procédures pour réaliser des AIPD lorsque nécessaire, en identifiant les risques et en prenant des mesures pour les minimiser. Elles peuvent utiliser un logiciel PIA pour mener à bien cette tâche.

Qui est responsable des données traitées ?

Les responsabilités du responsable du traitement comprennent la définition des objectifs, la transparence, la sécurité des données, le respect des droits des individus, la notification des violations et la gestion des sous-traitants. Les sous-traitants ont la responsabilité de traiter les données conformément aux instructions du responsable du traitement, de sécuriser les données et de collaborer avec ce dernier. La sélection et la surveillance rigoureuses des sous-traitants sont essentielles pour assurer la conformité au RGPD et éviter des sanctions légales.

Le traitement des données est un pilier central de l'activité économique moderne, mais il doit être abordé avec soin et diligence pour respecter la vie privée et se conformer à la réglementation. En suivant les principes énoncés dans cet article, votre entreprise peut non seulement respecter le RGPD, mais aussi renforcer la confiance de ses clients et partenaires.