ICF Habitat digitalise sa mise en conformité avec Witik

ICF, une entreprise, de plus de 1500 collaborateurs, spécialisée dans la location de logements du secteur public, a récemment fait face au défi de digitaliser sa mise en conformité.

Les besoins spécifiques d'ICF en matière de conformité

Avant l'entrée en application du RGPD, ICF avait déjà lancé son projet de mise en conformité. Cependant, l'entreprise gérait sa documentation relative au RGPD sur différents supports tels que des fichiers Excel ou Word, ce qui rendait la gestion complexe et inefficace. ICF avait donc besoin d'un outil qui lui permettrait de gérer et centraliser la documentation de toutes ses entités, d'intégrer la notion de traitement groupe et de faciliter la collaboration au sein des équipes.

Les solutions apportées par Witik

Witik a répondu aux besoins spécifiques d'ICF en proposant une solution intégrée de conformité.

• Centralisation des données : Witik a réalisé la reprise de multiples supports (applications, traitements, tiers, etc.) dans un seul outil. Les données de 7 entités légales d'ICF ont été centralisées grâce à la fonctionnalité de traitement groupe, réduisant ainsi les efforts de saisie et de maintenance.

• Collaboration au sein des équipes : Witik a mis en place un plan d'action collaboratif permettant de suivre l'avancement de la conformité. De plus, un module collaboratif intégré a facilité la communication entre les différentes équipes impliquées dans le processus de conformité.

• Prise en compte de l'aspect projet : Witik a intégré la possibilité de matérialiser les événements hors de l'outil, tels que les réunions ou les comités de direction, directement dans l'application.

Les résultats obtenus

Grâce à la solution de conformité intégrée de Witik, ICF a obtenu des résultats significatifs. Voici les principaux résultats obtenus grâce à cette collaboration :

• Gestion de la conformité de groupe optimisée : La centralisation des données et la fonctionnalité de traitement groupe ont permis à ICF de gérer efficacement la conformité de l'ensemble du groupe, simplifiant ainsi l'administration des traitements groupe.

• Journal d'événements : L'outil a permis à ICF d'identifier tous les événements hors de l'outil, facilitant ainsi la mutualisation des aspects conformité et projet.

• Registre : L'automatisation de l'identification des risques a permis à ICF de gagner du temps dans l'administration des traitements groupe et de maintenir son registre à jour.

Grâce à la solution de conformité proposée par Witik, ICF a réussi à optimiser sa gestion de conformité, à reprendre sa documentation de manière efficace et à faciliter la collaboration entre les équipes. Les fonctionnalités appréciées par ICF incluent le formulaire d'exercice de droits, les filtres intelligents et les systèmes d'héritage. Cette collaboration réussie démontre l'importance d'une solution de conformité intégrée pour les entreprises souhaitant se conformer aux réglementations en matière de protection des données tout en optimisant leurs processus internes.

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