Orpi simplifie la gestion des demandes RGPD avec Witik

Orpi, un acteur majeur du secteur de l'immobilier en France, était confronté à des défis importants en matière de gestion des demandes et de conformité.

Leur système existant, basé sur une boîte e-mail dédiée, était inefficace et ne permettait pas de traiter efficacement les demandes liées à la protection des données. De plus, le flux croissant de demandes provenant de Saymine*, un mandataire digital, nécessitait une solution plus robuste.

*Saymine est un outil qui scanne les boites mail afin de recenser les entreprises qui vous contactent et permet d’automatiser les demandes d’effacement.

Gestion des demandes simplifiée et traçabilité accrue

Avec l'aide de Witik, Orpi a mis en place un processus de gestion des demandes d'exercice de droits entièrement digitalisé. Un workflow spécifique a été créé, impliquant les utilisateurs clés tels que les DPO, le département marketing et la DSI. Cela a permis de centraliser toutes les demandes dans un canal de communication unique et de garantir une traçabilité complète grâce à la journalisation automatique des actions et des échanges. Ainsi, chaque étape du traitement des demandes est enregistrée, ce qui facilite le suivi et la conformité aux exigences réglementaires.

Partenariat avec Saymine et intégration API

Orpi a également établi un partenariat avec Saymine, permettant une intégration fluide des demandes provenant de cette plateforme via une API. Cela a éliminé la nécessité de ressaisir manuellement les demandes, réduisant ainsi les tâches répétitives et le risque d'erreurs. De plus, Orpi a bénéficié d'une tarification préférentielle en tant que partenaire, renforçant leur collaboration avec Witik et leur engagement envers une gestion efficace des demandes.

Réduction des risques et gain d'efficacité

La solution proposée par Witik a permis à Orpi d'obtenir plusieurs résultats significatifs. Tout d'abord, il y a eu un gain de temps considérable, avec 25 jours de ressaisie économisés chaque année.

Cela a permis aux équipes de se concentrer davantage sur l'évolution de leur conformité RGPD. De plus, la traçabilité automatique des actions et des échanges a réduit les risques financiers et réputationnels pour Orpi. Les équipes ont également bénéficié d'une meilleure implication grâce à la mise en place de workflows conviviaux et d'une interface intuitive, accompagnés d'une assistance via une chatbox.

Satisfaction client et partenariat à long terme

Orpi, pleinement satisfait du module de gestion des demandes proposé par Witik, a décidé de renouveler sa confiance en souscrivant à l'offre "Protection des données" de Witik. Ils ont particulièrement apprécié l'agilité de Witik pour répondre à leurs besoins spécifiques et leur implication dans l'amélioration continue du produit. Le service client réactif, proactif et à l'écoute a également contribué à la satisfaction globale d'Orpi.

Orpi a réussi à optimiser la gestion de ses demandes et à renforcer sa conformité en matière de protection des données. La simplification des processus, la traçabilité accrue, ainsi que la collaboration avec Saymine ont permis à Orpi de gagner en efficacité, de réduire les risques et de se concentrer sur ses objectifs principaux.

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